JOB DESCRIPTION: ADMIN GUDANG & PURCHASING
Tanggung Jawab Utama:
- Manajemen Inventaris: Mengontrol arus keluar masuk barang (Inbound & Outbound) serta memastikan data stok di aplikasi selalu akurat dan up-to-date.
- Manajemen Aset & Peralatan Kerja: Mendata, memelihara, dan mengawasi inventaris seluruh peralatan kerja pertukangan (seperti mesin, power tools, perkakas manual, dsb), baik untuk alat yang baru dibeli maupun alat-alat lama.
- Efisiensi Material: Memastikan optimalisasi penggunaan material dengan selalu memprioritaskan bahan sisa pakai (seperti sisa ACP, holo aluminium) sebelum mengeluarkan atau memesan material baru.
- Pengadaan Barang (Purchasing): Melakukan pemesanan material ke toko langganan/sub-vendor maupun mencari alternatif via marketplace/online dengan prinsip efisiensi biaya (harga termurah) dan akurasi spesifikasi.
- Administrasi Data: Menginput pemakaian material secara presisi dengan mengalokasikan data pengeluaran stok berdasarkan spesifik Nama Project yang sedang dikerjakan tukang.
- Koordinasi Tim: Berkoordinasi aktif dengan Tukang/Kenek untuk distribusi material, serta dengan tim Marketing untuk validasi spesifikasi material khusus/aksesoris.
- Pemeliharaan Gudang & Keamanan: Melakukan inspeksi harian ke area kerja (workshop) untuk mengamankan material sisa pakai dan melaksanakan Stock Opname berkala guna mencegah kehilangan barang.
- Repacking & Kalkulasi HPP Material Eceran: Melakukan pengemasan ulang (repacking) untuk material curah/grosir (seperti kain majun, sekrup, paku rivet) menjadi satuan yang lebih kecil, serta menghitung harga satuan dasar (per pcs) untuk memastikan akurasi perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP) setiap proyek.
Pelaporan & Komunikasi Terpusat:
- Bertanggung jawab memberikan laporan real-time atas kedatangan material ke dalam Grup WhatsApp produksi, lengkap dengan alokasi nama project dan nama tukang.
- Melakukan eskalasi/pelaporan internal langsung kepada Atasan/Owner jika terjadi kendala terkait material di lapangan.
- Merekap dan menginformasikan kebutuhan restock material berdasarkan form Resume Project (form pemesanan bahan dari tukang), terutama memberikan update stok untuk material partai besar (seperti ACP dan Holo Aluminium) yang proses pemesanannya dilakukan langsung oleh Owner.
- 9. Rekonsiliasi Material Pemasangan (Instalasi): Mengontrol, mencatat dengan sistem “Bon Sementara”, dan secara proaktif menagih kembali sisa material ekstra (bahan jaga-jaga) yang dibawa tukang ke lokasi pemasangan, guna mencegah selisih stok dan kebocoran HPP project.
————————————————————————————————————————————————————————————————–
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) HARIAN
- Pagi Hari: Persiapan & Distribusi Sesi I
- 08:00 WIB: Wajib melakukan absensi kehadiran & Bersihkan meja kerja.
- 08:00 – 08:30 WIB: Membuka aplikasi/sistem, melihat pembaruan data stok, dan mengecek daftar permintaan bahan dari tukang pada dokumen Resume Project.
- 08:30 – 09:30 WIB: Melayani pengambilan material oleh tukang (Sesi Pagi). (Sesuai Ketentuan Poin E & F).
- Pengecekan Restock & Laporan ke Owner: Berdasarkan form Resume Project, admin wajib mendata material apa saja yang stoknya menipis dan perlu di-stock ulang. Khusus untuk material berkapasitas besar seperti ACP dan Holo Aluminium, admin wajib segera menginformasikan sisa stok kepada Owner, karena pemesanan material tersebut dilakukan langsung oleh Owner.
- Siang Hari: Distribusi Sesi II & Operasional
- 13:00 – 14:00 WIB: Melayani pengambilan material oleh tukang (Sesi Siang).
- Penerimaan Barang (Inbound):
- Menerima kiriman barang dari pabrik/toko.
- Melakukan pengecekan fisik untuk memastikan jumlah dan kualitas sesuai dengan pesanan/nota, Jika ada material yang kurang /tidak sesuai nota /Pesanan Wajib Info ke Toko /Sub Vendor untuk Berkordinasi.
- Langsung menginput data barang masuk ke dalam aplikasi persediaan.
- Laporan Kedatangan Barang via WhatsApp: Segera setelah barang dicek dan diinput, admin wajib Menginfikan ke Grup WhatsApp Laporan wajib mencantumkan format:
Nama Barang yang datang.
Nama Project yang dituju.
Nama Tukang yang memegang project tersebut. (Tujuan: Agar tukang bersangkutan tahu barangnya sudah siap dan pekerjaan tidak terhambat).
- Koordinasi Pengambilan Mandiri: Jika ada pesanan barang yang tidak bisa dikirim oleh toko, admin wajib mengatur dan berkoordinasi dengan Tukang/Kenek agar barang tersebut diambil langsung ke lokasi.
- Sore Hari: Distribusi Sesi III & Inspeksi Area
- 16:00 – 17:00 WIB: Melayani pengambilan material oleh tukang (Sesi Sore/Persiapan Lembur).
- Inspeksi Area Kerja (Workshop): Berkeliling ke area kerja tukang untuk menyortir dan mengumpulkan sisa-sisa material (ACP, holo, triplek, dll) serta aksesoris yang masih bisa dimanfaatkan. Barang sisa ini wajib dibawa kembali, dirapikan, dan disimpan di gudang.
- Prosedur Pemesanan Barang (Purchasing)
- Pemesanan ke Toko Langganan / Sub Vendor:
- Sebelum Order: Wajib mengecek ketersediaan stok di aplikasi dan gudang fisik terlebih dahulu. Bahan /Material yang akan di Pesan Wajib VALIDASI ke Tim Marketing.
- Sebelum Order: Wajib mengecek apakah ada bahan material sisa dari proyek sebelumnya yang bisa dipakai. Jika bahan sisa tidak ada/kurang, pesanan baru boleh diteruskan ke toko.
- Pemesanan Online (Marketplace/Pencarian Google):
- Berlaku untuk aksesoris atau material yang sedang kosong di toko langganan/sub-vendor.
- Admin wajib mencari dan membandingkan harga untuk mendapatkan opsi termurah.
- Admin wajib memastikan spesifikasi dan model barang sudah tepat sesuai permintaan tukang.
- Tahap Validasi: Sebelum melakukan pembayaran/checkout, admin wajib menginformasikan temuan barang tersebut ke tim Marketing untuk menghindari kekeliruan spesifikasi desain.
- Ketentuan Baku Pengambilan Material Proyek Setiap kali tukang mengambil material, admin wajib menjalankan langkah berikut:
- Cek ketersediaan stok untuk barang yang diminta.
- Mengecek dan mengarahkan tukang untuk menggunakan bahan material sisa dari proyek sebelumnya terlebih dahulu.
- Jika bahan sisa bisa dimanfaatkan, admin wajib mengurangi jumlah permintaan bahan baru yang hendak diambil tukang.
- Admin langsung menginput pengeluaran barang di aplikasi.
- Aturan Input: Pengeluaran stok wajib dicatatkan pada Nama Project yang spesifik sesuai dengan yang dipegang oleh tukang tersebut.
- Ketentuan Khusus Pengambilan Barang Habis Pakai & Mata Bor/Obeng (Sistem Tukar) Untuk barang-barang rawan seperti Sealant, Mata Bor, dan Mata Obeng, diberlakukan aturan TUKAR GULING dengan ketentuan mutlak sebagai berikut:
- Aturan Khusus Sealant:
- Tukang/Kenek wajib menyerahkan botol sealant lama yang sudah kosong/habis untuk mendapatkan botol sealant baru.
- Jika di dalam botol lama masih tersisa bahan (misalnya sisa 1/4), admin dilarang keras memberikan sealant baru. Tukang wajib memaksimalkan sisa sealant lama tersebut terlebih dahulu.
- Aturan Kasbon: Jika tukang tetap memaksa mengambil sealant baru tanpa menyerahkan botol bekasnya, maka pengambilan tersebut akan dihitung dan dicatat sebagai KASBON (potongan) bagi tukang yang bersangkutan.
- Pencegahan Kecurangan: Setiap botol sealant kosong/lama yang diterima oleh admin wajib segera dirusak. Hal ini untuk menghindari kecurangan di mana botol yang sama disetorkan kembali berulang kali oleh tukang.
- Aturan Khusus Mata Bor & Mata Obeng:
- Pengambilan mata bor atau mata obeng baru wajib disertai dengan penyerahan mata bor/obeng yang lama (kondisi rusak atau tumpul). Tanpa penyerahan alat lama, barang yang baru tidak boleh dikeluarkan dari gudang.
- Prosedur Mingguan (Setiap Hari Sabtu)
- Melakukan Stock Opname secara fisik untuk mencocokkan jumlah ketersediaan material dan peralatan di rak gudang dengan angka yang tertera di dalam aplikasi guna mengakurasi ketersediaan stok.
- Prosedur Khusus Pengemasan Ulang (Repacking) & Perhitungan HPP Material Eceran Untuk material habis pakai yang dibeli dalam partai besar (kiloan/dus), admin wajib melakukan repacking segera setelah barang tiba dari toko/supplier, dengan ketentuan mutlak sebagai berikut:
- Aturan Repacking Kain Majun:
- Setiap kali ada pembelian kain majun (biasanya 10kg – 15kg), admin wajib langsung menimbangnya dan membaginya menjadi gulungan/bandel kecil seberat 250 gram.
- Pengambilan kain majun oleh tukang hanya dilayani dalam satuan bandel (250 gram) untuk mencegah pemborosan. Admin dilarang memberikan kain majun dalam bentuk kiloan utuh ke area kerja tukang.
- Aturan Repacking & Perhitungan HPP Paku Rivet dan Sekrup:
- Setiap pembelian sekrup atau paku rivet dalam satuan dus (isi 500 – 1000 biji), admin wajib melakukan perhitungan HPP unit dengan rumus: Harga 1 Dus ÷ Jumlah Isi = Harga per Pcs.
- Setelah perhitungan harga per pcs didapatkan, admin wajib mengemas ulang (repacking) sekrup dan paku rivet tersebut ke dalam kantong plastik kecil dengan isi 100 pcs per plastik.
- Saat menginput pengeluaran stok di aplikasi untuk sebuah project, admin wajib menghitung dan mencatat berdasarkan jumlah pcs atau jumlah kantong plastik yang diambil tukang, sehingga biaya material (HPP) yang dibebankan ke project tersebut benar-benar akurat.
- Aturan Repacking Lem Kuning:
- Setiap pembelian Lem Kuning dalam kemasan besar (1 Galon atau 1 Blek), admin wajib membaginya (repacking) ke dalam botol bekas air mineral ukuran 500cc.
- Pengambilan lem kuning oleh tukang hanya dilayani dalam satuan botol 500cc. Admin dilarang keras memberikan lem kuning utuh dalam kaleng/galon besar ke area kerja tukang untuk menghindari lem mengering atau tumpah.
- Sistem tukar botol kosong untuk lem kuning, sama seperti aturan sealant, agar botol bekas tidak berserakan di workshop.
- Prosedur Eskalasi & Pelaporan Masalah (Bagian SOP Baru)
- Jika di lapangan terjadi masalah yang berkaitan dengan material (contoh: barang dari toko cacat total, material dikomplain oleh tukang karena tidak sesuai spek, atau ada selisih stok yang mencurigakan), admin dilarang mengambil keputusan sendiri.
- Admin wajib membuat laporan secara internal (Japri/Pesan Pribadi) kepada Atasan/Owner pada kesempatan pertama agar masalah dapat segera dicarikan jalan keluarnya tanpa mengganggu jalannya proyek.
- Prosedur Material Bawaan Ekstra (Jaga-jaga) Saat Pemasangan/Instalasi Untuk mengantisipasi kekurangan material di lapangan (seperti sealant, engsel, HPL, Acp, Holo, edging, lem kuning, rel, sekrup, dll), tukang diperbolehkan membawa material ekstra dengan aturan ketat sebagai berikut:
- Sistem Bon Sementara:
- Admin dilarang keras langsung menginput pengeluaran material “jaga-jaga” ini ke dalam aplikasi sebagai barang habis terpakai.
- Barang ekstra tersebut wajib dicatat secara manual di Buku Bon Sementara atau Form Material Bawaan.
- Tukang yang membawa barang wajib menandatangani buku/form tersebut sebelum berangkat ke lokasi pemasangan.
- Penagihan Proaktif oleh Admin (Wajib):
- Saat tukang kembali dari lokasi pemasangan (sore harinya atau keesokan paginya), Admin tidak boleh pasif menunggu laporan.
- Admin wajib secara proaktif menagih dan menanyakan sisa material bawaan tersebut kepada tukang yang bersangkutan.
- Admin wajib memeriksa kotak perkakas (toolbox) atau kendaraan operasional yang digunakan untuk memastikan tidak ada sisa material yang tertinggal atau disembunyikan.
- Rekonsiliasi & Input Data Final:
- Jika ada sisa material yang dikembalikan, admin wajib mencoretnya dari Buku Bon Sementara dan menyimpannya kembali ke rak gudang.
- Material yang benar-benar terpakai di lokasi pemasangan barulah diinput secara resmi ke dalam aplikasi untuk dibebankan ke HPP Project
- Sanksi Kehilangan (Kasbon):
- Jika saat ditagih tukang tidak dapat mengembalikan material ekstra tersebut, dan tidak bisa memberikan bukti fisik penggunaannya di lokasi proyek (misal: botol sealant kosong wajib dibawa pulang), maka material tersebut dianggap hilang.
- Admin wajib mencatat kehilangan tersebut dan langsung membebankannya sebagai KASBON (potongan upah) kepada tukang yang bersangkutan pada hari itu juga.
- Aturan Tegas: Jika terdapat temuan di atas Admin Wajib melaporkan ke atasan /owner dan menghitung nilai Barang /material yang tidak ada /hilang menjadi Kasbon di Info ke Group Laporan Kasbon Tukang dengan Menyebut:
nama Project /Customer, nama barang, jumlah & nilai rupiahnya
————————————————————————————————————————————————————————————————–
PERNYATAAN KEPATUHAN DAN PERSETUJUAN SOP
Dengan menandatangani dokumen ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa:
- Telah Membaca dan Memahami: Saya telah membaca, mengerti, dan memahami seluruh isi Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP) Admin Gudang & Purchasing Rafif Teknik secara utuh tanpa paksaan dari pihak mana pun.
- Komitmen Pelaksanaan: Saya bersedia dan berkomitmen untuk melaksanakan seluruh tugas, tanggung jawab, dan aturan kedisiplinan operasional sesuai dengan prosedur yang tertulis di atas dengan penuh integritas, kejujuran, dan ketelitian.
- Penerimaan Sanksi: Saya menyadari dan menyetujui bahwa setiap bentuk pelanggaran atau kelalaian terhadap SOP ini—terutama yang berkaitan dengan manipulasi data stok, penyalahgunaan wewenang pengeluaran material, atau kegagalan menjalankan prosedur pengamanan aset (seperti aturan wajib tukar botol sealant, penukaran mata bor/obeng rusak, dan repacking)—akan dikenakan sanksi. Sanksi dapat berupa teguran lisan, pembebanan ganti rugi / pemotongan gaji (kasbon), hingga pemberhentian dari pekerjaan (pemutusan hubungan kerja sama) tanpa tuntutan pesangon di luar upah hasil kerja terakhir yang menjadi hak saya.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dipatuhi dan dijadikan pedoman kerja sehari-hari.